POLITICA TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
OBJETIVO
El presente documento tiene como finalidad definir las políticas y lineamientos desarrollados por la Fundación Opportunity International Colombia para el sistema Tratamiento de Datos Personales. Lo anterior con el objetivo de regular la recolección, almacenamiento, uso, circulación de datos personales de quienes tienen un tipo de relación con la Fundación por razones de su misión.
2. ALCANCE
La Fundación Opportunity International Colombia, identificada con NIT 901.564.647- 3, con domicilio principal en la ciudad de Bogotá en la dirección Calle 120 A No. 7-93 Ofic 01 Edificio HQ, en adelante denominada como “La Fundación”, en el rol de responsable o encargada del tratamiento de los datos personales, está comprometida con el adecuado tratamiento de los datos de los terceros que en general, la Fundación establezca un tipo de relación, bien sean sus colaboradores, cliente, usuario y/o beneficiarios, Usuarios y/o beneficiarios, proveedores, miembros de junta o donantes.
El presente documento define las políticas relacionadas con el Tratamiento de los Datos Personales de estos terceros, los cuales se encuentran en línea con la regulación vigente en Colombia y las buenas prácticas sobre la Protección de Datos Personales adoptadas por la Fundación.
Este documento se aplica al tratamiento de los datos de carácter personal que recoja y maneje La Fundación. Los principios y disposiciones aquí contenidos aplicarán a cualquiera de los siguientes terceros siempre y cuando se recolecte información de datos personales.
3. PRINCIPIOS
La Fundación garantizará la aplicación de los principios previstos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012 en el desarrollo de las actividades que tengan manejo de datos personales. Dichos principios son los enunciados en el numeral 5 del documento Manual de Tratamiento de Datos Personales .
4. POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
En el marco del sistema de gestión de Tratamiento de Datos Personales, la Fundación aplicará el siguiente conjunto de políticas a los diferentes grupos de terceros.
CLIENTE, USUARIOS Y/O BENEFICIARIOS
La Fundación informará al cliente, usuarios y/o beneficiarios, potenciales o ya vinculados, del tratamiento que se aplicará a sus datos personales, junto con el encargado de su manejo y la finalidad.
La Fundación solicitará los documentos necesarios del cliente, usuario y/o beneficiario para el desarrollo del proceso de vinculación informando los propósitos específicos detallados en el Manual de Tratamiento de Datos Personales (numeral 8.1).
La Fundación informará a los clientes, usuarios y/o beneficiarios, potenciales o ya vinculados de los medios en los que se almacenará su información.
COLABORADORES
La Fundación solicitará a los titulares la autorización para el uso de esta información e informará a sus postulantes, colaboradores y empleados el tratamiento que se hará de sus datos personales, así como la periodicidad de la actualización de los datos.
Los postulantes, colaboradores y empleados serán informados de la finalidad para la que son recolectados sus datos. Esta finalidad deberá estar enmarcada en la lista descrita en el numeral 9 “Bases de datos” del documento Manual de Tratamiento de Datos Personales .
En caso de que, por procesos propios del área de Talento Humano, como procesos de selección, campañas con aliados como cajas de compensación, o estudios de seguridad, la Fundación compartirá los datos personales de los colaboradores solo para los fines descritos en el numeral “9 Bases de datos” del documento Manual de Tratamiento de Datos Personales y exigirá al
destinatario de la información el cumplimiento de la normativa vigente, así como de las Políticas de Seguridad y Privacidad adoptadas.
La Fundación almacenará en sus archivos, bajo las medidas de seguridad y privacidad adoptadas, la información de los candidatos que no salgan elegidos en un proceso de selección, salvo manifestación expresada por el candidato de lo
PROVEEDORES
Con el fin de dar cumplimiento a la regulación vigente en Colombia y a las Políticas de Tratamiento de Datos, la Fundación registrará los datos personales de las personas naturales que sean candidatos o ya sean proveedores, así como la de sus representantes legales, previo consentimiento de estos e informará sobre su manejo.
La Fundación informará a los posibles proveedores, el encargado del manejo de sus datos personales.
La Fundación solicitará los documentos necesarios del proveedor para el desarrollo del proceso de vinculación informando los propósitos específicos (o finalidad) detallados en el numeral “9 Bases de datos” del Manual de Tratamiento de Datos Personales.
La Fundación informará a los clientes, usuario y/o beneficiarios, Usuarios y/o beneficiarios potenciales o ya vinculados de los medios en los que se almacenará su información.
La Fundación hará validaciones periódicas de la información de sus proveedores o candidatos a serlo en las listas restrictivas previstas en el numeral 8.6 del documento Manual de Tratamiento de Datos Personales .
MIEMBROS DE JUNTA
La Fundación informará periódicamente a los miembros de junta, el tipo de información personal que sea recaudada, así como la finalidad de esta, que deberá estar enmarcada en numeral “9 Bases de datos” del documento Manual de Tratamiento de Datos Personales.
DONANTES
Con el fin de dar cumplimiento a la regulación vigente en Colombia y a las Políticas de Tratamiento de Datos, la Fundación registrará los datos personales de las personas naturales que sean candidatos o ya sean donantes, así como la de sus representantes legales, previo consentimiento de estos.
La Fundación informará a los posibles donantes y a quienes ya lo sean, el encargado del manejo de sus datos personales.
EXCEPCIONES
Los datos objeto de tratamiento, podrán eventualmente ser compartidos para el desarrollo del negocio o del contrato a diferentes entidades, en ejercicio del marco jurídico celebrado. La Fundación reportará y suministrará los datos a las autoridades competentes en ejercicio de la gestión del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo a las situaciones que llegaran a ser catalogadas como una operación sospechosa, por lo tanto, los datos personales que son objeto de tratamiento. Adicionalmente la información contendida en las bases datos serán entregados a entidades gubernamentales o judiciales que la requieran, bajo la disposición de la ley.
5. PROCEDIMIENTO DE ATENCIÓN A CONSULTAS Y RECLAMOS
Con el fin de atender las consultas y reclamos de los terceros relacionadas con el tratamiento de sus datos personales, la Fundación atenderá estas solicitudes a través del procedimiento formal descrito en el capítulo 8 del documento Manual de Tratamiento de Datos Personales.
Las respuestas a las solicitudes relacionadas con consultas y reclamos radicadas por terceros deberán darse en los plazos estipulados en el capítulo 8 del documento Manual de Tratamiento de Datos Personales.
La Fundación acudirá a la opinión de especialistas en caso de que la respuesta a una solicitud de consulta o reclamo relacionados con el tratamiento de sus datos personales así lo requiera.
6. PRINCIPIO DE RESPONSABILIDAD DEMOSTRADA
El Oficial de Tratamiento de Datos Personales validará de manera periódica el cabal cumplimiento de los elementos del Tratamiento de Datos Personales descritos en el capítulo 9 del documento Manual de Tratamiento de Datos Personales, entre los que se resaltan revisión de las actividades del sistema, validación de la captura y manejo de los datos personales, actualización de las bases de datos y medidas de seguridad.
Con el fin de adelantar la gestión del Tratamiento de Datos Personales de sus colaboradores, cliente, usuario y/o beneficiarios, Usuarios y/o beneficiarios, miembros de junta, donantes y en general cualquier tercero con el que se establezca un tipo de relación, la Fundación contará con los elementos legales que le permitan adelantar dicha gestión de manera efectiva y acorde a la ley vigente.
La Fundación contará con procedimientos debidamente formalizados para llevar a cabo las actividades relacionadas en el numeral anterior, así como las demás relacionadas con el Tratamiento de Datos Personales.
Los demás terceros que gestionen en alguna medida la información personal de la cual la Fundación es responsable, deberá acreditar el cumplimiento de lo exigido en el capítulo 10 del documento Manual de Tratamiento de Datos Personales.
El Oficial de Tratamiento de Datos Personales adelantará las auditorías que considere necesarias al sistema de gestión de datos personales con el fin de garantizar el cumplimiento de las políticas descritas en el presente manual.
7. GESTIÓN DE RIESGOS DE TDP
La Fundación implementará un sistema que permita identificar y manejar los riesgos asociados al tratamiento de datos personales. desarrollando un sistema de administración de riesgos, acorde con la estructura organizacional, los procesos y procedimientos internos asociados al
tratamiento de datos personales, la cantidad y tipos de datos personales tratados por la organización.
8. PROGRAMA DE SENSIBILIZACIÓN
La Fundación contará con programas de sensibilización de manera que periódicamente, por los medios disponibles, se adelanten jornadas de capacitación del Sistema de Tratamiento de Datos Personales con sus colaboradores, cliente, usuario y/o beneficiarios, Usuarios y/o beneficiarios, miembros de junta y donantes.
Para el caso de sus colaboradores, estas capacitaciones se llevarán a cabo con la periodicidad y demás condiciones establecidas en el capítulo 12 del documento Manual de Tratamiento de Datos Personales, dejando un registro de participación.